El correo electrónico es un canal de información muy práctico para personalizar mensajes de comunicación comercial pero también de enorme riesgo contra la reputación profesional cuando ignoramos algunos códigos que tienen acción de repulsar a la hora de perseguir un objetivo de marca. No se trata solo elegir el destinatario, escribir el mensaje y mandar. Algo tan obvio puede jugar en contra.

Vayamos a la práctica.

El ejercicio nos lo orienta Shani Harmon, directora de entregas y cofundadora de Stop Meeting Like This, en un formativo escrito publicado en Harvard Business Review. Siga sus consejos para evitar errores comunes que dañan el diálogo con su audiencia.

Cuidado con los errores comunes

Sus correos electrónicos son demasiado largos para digerirse. Dado que el período de atención de un adulto es de solo ocho segundos, es importante que cada momento cuente. Vaya al grano.

Está incluyendo a demasiadas personas. Recuerde que cada mensaje que envía contribuye a la bandeja de entrada de todos, incluyendo la suya, especialmente cuando un destinatario decide responder a todos.

Está escribiendo pensamientos incompletos. ¿Termina con gran cantidad de preguntas en respuesta a sus mensajes? De ser así, es una pista de que sus correos electrónicos necesitan mejor redacción y más contexto.

Está enterrando el punto principal. Asegúrese que sus lectores sepan cuál es el pedido y por qué se deben preocupar en responder. Si quiere que sus lectores digieran el mensaje, y tal vez que hasta actúan correspondientemente ¡Hágalo fácil!

La próxima vez que empiece a escribir un correo electrónico, siga unas pocas reglas

Utilice un título intuitivo que establezca claramente el propósito del mensaje. Puntos extras si incluye un encabezado (por ejemplo “ACCIÓN” o “INFORMAR”) que ayude a los lectores a saber la respuesta esperada.

Haga un pedido claramente mencionado al principio del correo electrónico, en caso de que su audiencia no lea más allá del panel de vista previa. Por lo menos aumentará la probabilidad de que la gente entienda la esencia de su mensaje.

Ponga en negrita el nombre de cualquiera a quien se le haya asignado una tarea o se le haya hecho una pregunta en el cuerpo del correo electrónico para aumentar la probabilidad de llamar la atención.

Tómese el tiempo de ser amable. Ayudará a su audiencia a realmente escuchar lo que intenta decir.